Nhóm mấy người là tốt nhất? Nghiên cứu nói gì và bảng cỡ nhóm theo nhiệm vụ

Câu trả lời nhanh theo loại nhiệm vụ

Không có một cỡ nhóm tối ưu cho mọi việc. Có thể bắt đầu từ 2 người khi cần trao đổi sâu, 3–6 người khi cần phối hợp, và 5–10 người khi nhiệm vụ đòi hỏi nhiều chuyên môn hoặc nhiều ý tưởng, sau đó điều chỉnh theo thời lượng và vai trò.

Sau khi xác định cỡ mặc định, có thể chia danh sách theo số người mỗi nhóm để tạo các nhóm gần bằng nhau. Nếu chỉ cần thảo luận hai người, ghép cặp ngẫu nhiên giúp tổ chức nhanh mà không biến lựa chọn chủ quan thành tiêu chí ngầm.

Nhóm lớn làm số kênh giao tiếp tăng thế nào?

Với n thành viên, nhóm có n(n−1)/2 cặp quan hệ tiềm năng. Vì vậy, số đầu mối phối hợp tăng nhanh hơn số người: nhóm 4 người có 6 cặp, nhóm 6 có 15 cặp, còn nhóm 10 có 45 cặp cần được quản lý.

Wheelan (2009): nhóm nhỏ có lợi thế gì?

Susan Wheelan (2009) khảo sát 329 nhóm công việc tại Mỹ và ghi nhận nhóm 3–8 người có năng suất và mức phát triển nhóm cao hơn nhóm từ 9 người trở lên trong mẫu nghiên cứu. Nhóm 3–4 người cũng nổi trội hơn nhóm 5–6 trên một số thước đo, nhưng kết quả không tạo ra con số tối ưu cho mọi bối cảnh.

Ringelmann và hiện tượng giảm nỗ lực cá nhân

Không nên dùng hiệu ứng Ringelmann như định luật rằng năng suất luôn giảm tuyến tính khi thêm người. Ingham, Levinger, Graves và Peckham (1974) ghi nhận hiệu suất cá nhân giảm rõ khi chuyển từ một người lên hai hoặc ba người, rồi xu hướng giảm trở nên phẳng hơn.

• Tách sản lượng chung thành phần việc hoặc kết quả có người chịu trách nhiệm.
• Yêu cầu mỗi thành viên báo cáo một đóng góp có thể kiểm tra.
• Đặt mốc phản hồi giữa kỳ thay vì chỉ đánh giá khi công việc kết thúc.
• Dùng tiêu chí đánh giá trách nhiệm cá nhân để công khai chuẩn đóng góp trước khi bắt đầu.

Nguồn gốc thực nghiệm nên được đọc tại Ingham và cộng sự, 1974. Điểm ứng dụng quan trọng là làm cho đóng góp cá nhân nhìn thấy được, thay vì mặc định rằng giảm nỗ lực chỉ xuất hiện ở một cỡ nhóm cố định.

Hackman và quy tắc “đủ nhỏ để là một nhóm”

Cách tiếp cận của J. Richard Hackman đặt quy mô trong một hệ thống thiết kế nhóm: ranh giới rõ, nhiệm vụ thực sự cần hợp tác và thành phần phù hợp. Quy tắc thực dụng là giữ nhóm đủ nhỏ để phối hợp, nhưng đủ lớn để có toàn bộ chuyên môn bắt buộc.

1. Ai thuộc nhóm và ai chỉ là bên liên quan đã được xác định rõ chưa?
2. Kết quả có thực sự cần các thành viên phụ thuộc lẫn nhau không?
3. Mỗi người có chuyên môn, quyền quyết định hoặc khối lượng việc riêng không?
4. Vai trò và trách nhiệm có thể gọi tên trong một câu không?
5. Nếu bỏ một người, nhóm có mất năng lực thiết yếu hay chỉ giảm số người tham dự?

Quy tắc hai chiếc pizza có dùng được không?

Quy tắc hai chiếc pizza của Amazon là heuristic tổ chức, không phải kết luận khoa học và không quy đổi cố định thành một số người. AWS mô tả đội không nên lớn đến mức hai pizza không đủ ăn, đồng thời thừa nhận mô hình này không phù hợp với mọi đơn vị.

Khi nào nên tách một nhóm lớn?

Nên cân nhắc tách nhóm khi lượt đóng góp bị thu hẹp, công việc đã hình thành hai luồng độc lập hoặc trách nhiệm không còn truy vết được. Có thể theo dõi thời lượng phát biểu, số thành viên không có vai trò thiết yếu và số cặp phối hợp; các mốc dưới đây là ví dụ vận hành, ngưỡng thật phải đặt theo loại cuộc họp.

• Trong cuộc họp 30 phút, phần lớn thành viên có dưới 2 phút phát biểu hữu ích.
• Nhóm có hơn 8 người nhưng nhiệm vụ không cần đủ tám chuyên môn hoặc quyền quyết định.
• Công việc đã tách thành hai đầu ra với ít phụ thuộc lẫn nhau.
• Không thể xác định ai chịu trách nhiệm cho từng quyết định hoặc sản phẩm.
• Nhóm 10 người tạo 45 cặp quan hệ tiềm năng nhưng không có cơ chế điều phối tương ứng.

Khi quyết định tách, hãy xác định đầu ra, người phụ trách và điểm bàn giao trước khi chia nhóm theo quy mô mong muốn. Hai nhóm nhỏ chỉ giảm chi phí phối hợp nếu mỗi nhóm có nhiệm vụ rõ và không phải họp lại toàn bộ để phê duyệt mọi quyết định.